Das Wachstumschancengesetz verpflichtet ab dem 1. Januar 2025 inländische Unternehmen im gewerblichen oder B2B-Bereich zum Empfang von
E-Rechnungen. Somit müssen Zahlungsaufforderungen ab diesem Zeitpunkt in elektronischem Format empfangen und entsprechend verarbeitet werden. Unsere Übersicht hilft Ihnen Ihre Prozesse auf die bevorstehende Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung anzupassen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format entspricht der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931). Im Gegensatz zum einfachen PDF-Format - welches lediglich die digitale, bildhafte Darstellung einer Papierrechnung ist - ermöglicht die E-Rechnung eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Erfüllt werden die Anforderungen z.B. von XRechnung oder vom hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination PDF- und XML-Datei), da sich hier die nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, welches der genannten Norm entspricht oder interoperabel ist.
Voraussetzungen für die E-Rechnung
Für den Empfang von E-Rechnungen reicht in der Theorie ein einfaches E-Mail-Postfach aus. In der Praxis müssen Sie jedoch die Informationen der XML-Datei richtig interpretieren und in Ihre Systeme integrieren können. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass eingegangene Rechnungen ordnungsgemäß, vollständig sowie sicher abgelegt werden, sodass sie jederzeit verfügbar sind und nachvollziehbar aufgerufen werden können. Hierbei ist zu beachten, dass ein Zugriffsschutz vor unbefugten Dritten gegeben sein muss, damit keine Daten unrechtmäßig verändert werden können. Daher sollte ein revisionssicheres Mailarchiv unbedingt vorhanden sein.
Checkliste für die Integration der E-Rechnung
- Gesetzliche Anforderungen verstehen
- Interne Prozesse analysieren (Welche Änderungen sind für Umstellung notwendig)
- Technische Voraussetzungen schaffen
- Mitarbeiter schulen
- Umstellung durchführen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern (Kunden und Lieferanten über Umstellung informieren, Anforderungen kommunizieren, ggf. Anpassung Vertragsbedingungen Geschäftspartner)
- Laufende Überwachung und Anpassung (Feedback von Mitarbeitenden und Partnern zur kontinuierlichen Verbesserung)
- Dokumentation und Compliance (Dokumentation der Prozesse sicherstellen, regelmäßige Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben)
Vorteile der E-Rechnung
- Effiziente Arbeitsabläufe
- Digitalisierte Prozesse & Vereinheitlichung Rechnungsformate
- Schneller & einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
- Revisionssichere & digitale Archivierung
- Kostenersparnis (Papier, Druck, Porto)
- Schonung Umwelt durch weniger Papierverbrauch & Wegfall Transportwege
- Reduzierung von Fehlern durch automatisierte, regelbasierte Prüfungen
Herausforderungen
Technisch
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass IT-Infrastruktur für E-Rechnungsverarbeitung ausgelegt ist
- Integration Software o.Ä.
Kosten & Aufwand
- Ggf. Anpassung der Infrastruktur
- Investition in Software/ Portallösung & Schulungen
Sicherheit & Datenschutz
- Ergreifen geeigneter Sicherheitsmaßnahmen (elektronische Datenübertragung birgt potenziell Risiken hinsichtlich Datenlecks, Zugriffsschutz…)
Gesetzliche Pflichten im Überblick
Heute
Vorrang von Papierrechnungen, digitale Formate wie PDF sind möglich. Eine Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ist sinnvoll.
Ab 01.01.2025
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz > 800.000 €
Ab 2028
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen
Fazit
Auch wenn die kommende E-Rechnungspflicht diverse Umstrukturierungen in Unternehmen mit sich bringt, so bietet sie die Möglichkeit das Rechnungsmanagement zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Durch die geschickte Nutzung automatisierter Lösungen, wie "Ricoh IDX", werden Unternehmen nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern profitieren auch von der effizienteren, transparenteren sowie kosteneffektiveren Rechnungsstellung. Um die E-Rechnung optimal in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren, sollten Sie daher auf einen erfahrenen und verlässlichen Dienstleister setzen, der Ihnen nicht nur bei der Umsetzung behilflich ist, sondern auch im Nachhinein mit einem ganzheitlichen Service für Sie da ist. Das garantiert die Compliance und sichert Ihnen einen Wettbewerbsvorteil. Planen Sie daher Ihre Umstellung frühzeitig, da viele Unternehmen dieses Projekt - aufgrund der Übergangsfristen - auf die lange Bank schieben werden.