Die effiziente digitale Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen wird ab 01. Januar 2025 zu einem essenziellen Bestandteil von Unternehmen werden. Um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben, sollten Sie daher auf ein innovative sowie zuverlässige Lösung setzen, welche Ihre Prozesse optimiert und Ihre Rechnungsverwaltung auf das nächste Level hebt. Als erfahrener IT-Dienstleister arbeiten wir mit der Portallösung Ricoh IDX, um Ihnen eine einfache, sichere sowie zuverlässige und individuelle Möglichkeit der E-Rechnungserstellung, -verwaltung und des -empfangs zu bieten.
Ricoh IDX ist ein leistungsstarkes, benutzerfreundliches Portal, das speziell für die Erstellung, Verwaltung und den Empfang von E-Rechnungen entwickelt wurde. Es ermöglicht Unternehmen, alle Rechnungsprozesse effizient zu digitalisieren und zu automatisieren – ohne manuelle Eingriffe und ohne Medienbrüche. Mit der Ricoh IDX Portallösung erfüllen Sie nicht nur die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, sondern steigern auch die Effizienz Ihrer Finanzprozesse.
Mit Ricoh IDX bieten wir Ihnen eine moderne Portallösung, die Ihre E-Rechnungserstellung, -verarbeitung und -archivierung optimiert und auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann.
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format entspricht der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) und ermöglicht eine effiziente, automatische und medienbruchfreie Verarbeitung. Im Gegensatz zum traditionellen PDF-Rechnungsformat, das lediglich die bildhafte Darstellung einer Papierrechnung digitalisiert, kann die E-Rechnung direkt und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Wichtige Anforderungen an die E-Rechnung sind unter anderem die korrekte und vollständige Angabe aller gesetzlich geforderten Informationen gemäß dem Umsatzsteuergesetz. Lösungen wie XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF und XML-Datei) erfüllen diese Anforderungen und gewährleisten, dass die E-Rechnung sowohl normgerecht als auch interoperabel ist. Diese Formate ermöglichen es, alle relevanten Daten in ein strukturiertes Format zu extrahieren, das den rechtlichen Vorgaben entspricht.
Die E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter die Reduzierung von Fehlerquellen, eine schnellere Bearbeitung und eine vereinfachte Buchhaltung. Sie stellt somit einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung und automatisierter Buchhaltung dar.
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu senken. Durch die Digitalisierung der Prozesse und die Vereinheitlichung von Rechnungsformaten lassen sich Rechnungen schneller und fehlerfreier verarbeiten. Mit einer E-Rechnung haben Unternehmen zudem einen schnellen und einfachen Zugriff auf Rechnungsdaten, was die Effizienz in der Buchhaltung und Rechnungsprüfung erheblich steigert.
Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen, die für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung sorgt. Dadurch entfällt die manuelle Ablage von Papierdokumenten, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Dies führt zu einer Kostenersparnis durch den Wegfall von Ausgaben für Papier, Druck und Porto.
Darüber hinaus schont die E-Rechnung die Umwelt, da der Papierverbrauch signifikant gesenkt und Transportwege vermieden werden. Die automatisierten, regelbasierten Prüfungen reduzieren menschliche Fehler und sorgen dafür, dass Rechnungen schnell und korrekt verarbeitet werden, was wiederum die Qualität und Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse verbessert.
Insgesamt trägt die E-Rechnung zur Digitalisierung der Finanzprozesse bei, steigert die Effizienz, spart Kosten und unterstützt nachhaltige Unternehmenspraktiken.
Im ersten Schritt der Einführung der E-Rechnung führen wir gemeinsam mit Ihnen eine gründliche Bestandsaufnahme durch. Dabei analysieren wir Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und die bestehenden IT-Systeme. Welche Formate und Systeme werden derzeit verwendet? Welche Systeme nutzen Sie zur Rechnungserzeugung bzw. -verarbeitung? Wie ist Ihre IT-Infrastruktur aufgebaut? Durch diese detaillierte Analyse erhalten wir wertvolle Einblicke in den Ist-Zustand und ermitteln, welche Anpassungen für die Umstellung auf die E-Rechnung erforderlich sind. So schaffen wir die technischen Voraussetzungen für eine reibungslose und zukunftsfähige digitale Rechnungsstellung.
Im zweiten Schritt sorgen wir dafür, dass das Ricoh IDX Portal perfekt auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt wird. Wir unterstützen Sie bei der Konfiguration und richten alle notwendigen Schnittstellen ein, damit die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen reibungslos funktioniert. Nach der technischen Einrichtung bieten wir Ihnen eine praxisorientierte Schulung, damit Sie das System sofort effizient nutzen können. So sind Sie bestens vorbereitet und können direkt mit der digitalen Rechnungsstellung starten.
Im letzten Schritt der Einführung der E-Rechnung erfolgt die Vernetzung mit Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Mit der sicheren und automatisierten Plattform von Ricoh IDX können Sie nun elektronische Rechnungen ganz einfach, schnell und revisionssicher senden und empfangen. Dank der nahtlosen Integration und dem automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen wird der gesamte Austausch von Rechnungsdaten ohne Medienbrüche und vollständig gesetzeskonform durchgeführt. Dies sorgt für eine effiziente und fehlerfreie digitale Rechnungsstellung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Ihre Prozesse optimiert.
Der Umstieg auf die E-Rechnung kann eine große Umstellung sein, und wir wissen, wie wichtig es ist, während des gesamten Prozesses Unterstützung zu haben. Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen nicht nur bei der Einrichtung und Vernetzung Ihrer E-Rechnungsprozesse zur Seite, sondern auch darüber hinaus, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.
Egal, ob es um technische Herausforderungen oder allgemeine Fragen zur Nutzung des Systems geht – wir sind für Sie da!
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns per E-Mail unter info@acribit.de oder telefonisch unter +49 (0) 351 500 700 70. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen schnell und unkompliziert weiter.
Unsere E-Rechnungslösung auf Basis des Ricoh IDX Portals bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zur digitalen Rechnungsstellung, die perfekt auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Mit verschiedenen Modulen in unterschiedlichen Umfangsstufen können Sie die Funktionen auswählen, die Sie für eine effiziente und automatisierte Rechnungsstellung benötigen. Sollte keines unserer Standardpakete Ihre Anforderungen abdecken, erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot, das Ihre speziellen Bedürfnisse berücksichtigt.
In Kombination mit unserem Archivsystem [accantum] können Ihre E-Rechnungen revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt und verwaltet werden. So profitieren Sie nicht nur von einer automatisierten Rechnungsstellung, sondern auch von einer sicheren und gesetzeskonformen Archivierung, die Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt.
Die Archivierung von E-Rechnungen ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung und unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Mit unserem Archivsystem [accantum] stellen wir sicher, dass alle elektronischen Rechnungen dauerhaft, unveränderbar und sicher gespeichert werden – sowohl in der gesetzlich geforderten Form als auch im Einklang mit den Vorgaben zur revisionssicheren Aufbewahrung.
Das Archivsystem [accantum] bietet Ihnen eine automatisierte und durchsuchbare Datenablage, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch eine effiziente Verwaltung und den schnellen Zugriff auf Ihre Rechnungsdaten ermöglicht. Durch die nahtlose Integration von Ricoh IDX und [accantum] können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen jederzeit schnell abrufbar sind und gleichzeitig die volle rechtliche Sicherheit gewährleistet wird.
Neben der revisionssicheren Archivierung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, einen optimierten Workflow für Ihre digitalen Rechnungsprozesse aufzusetzen. Dieser Rechnungsworkflow umfasst nicht nur die Archivierung, sondern auch einen digitalen Posteingangsprozess, der eine effiziente Bearbeitung und Freigabe Ihrer Rechnungen ermöglicht. Unser Workflow sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen automatisch erfasst, kategorisiert und in das Archivsystem [accantum] überführt werden, wodurch manuelle Eingriffe minimiert werden.
Durch die Integration des Workflows können Sie den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung, von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Archivierung, automatisieren und optimieren. So steigern Sie die Effizienz und reduzieren die Bearbeitungszeit Ihrer E-Rechnungen erheblich.
Sollte bereits ein anderes Archivsystem in Ihrem Unternehmen im Einsatz sein, können wir den Workflow problemlos in Ihr bestehendes System integrieren. Mit [accantum] WMS stellen wir sicher, dass Ihre Rechnungen nicht nur sicher archiviert werden, sondern auch den gesamten Rechnungsworkflow unterstützen, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren.
Mit dieser kombinierten Lösung aus Ricoh IDX für die digitale Rechnungsstellung und [accantum] für die revisionssichere Archivierung bieten wir Ihnen eine komplette und gesetzeskonforme Lösung für Ihre E-Rechnung, ergänzt um einen effizienten Workflow, der Ihre gesamten Rechnungsprozesse optimiert.
Der Übergang zur E-Rechnung stellt für viele Unternehmen einen großen Schritt dar – sowohl in Bezug auf den Aufwand als auch auf die finanziellen Investitionen. Doch keine Sorge: Durch staatliche Förderprogramme wird Ihnen der Umstieg erleichtert, da diese speziell darauf ausgelegt sind, Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse finanziell zu unterstützen. So wird der Weg zur E-Rechnung nicht nur effizient, sondern auch kostengünstiger. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die kommenden Fristen zur E-Rechnungspflicht einhält.
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Im ersten Jahr dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versandt werden.
Unternehmen > 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Unternehmen mit <800.000 € Vorjahresumsatz
dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. EDI-Verfahren gemäß Empfehlung der EU-Kommission dürfen
noch eingesetzt werden.
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen austauschen und zusätzlich Daten mit der Meldeplattform austauschen.
Wir haben die Antworten auf
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in digitaler Form erstellt, versendet und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und hilft, den Rechnungsworkflow zu optimieren.
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen durch reduzierte Papier- und Versandkosten, schnellere Bearbeitungszeiten, eine geringere Fehlerquote und eine bessere Nachverfolgbarkeit der Rechnungen.
ACRIBIT bietet eine nahtlose Integration der E-Rechnung in das Archivsystem [accantum], sodass Rechnungen effizient gespeichert und verwaltet werden können. Dies verbessert die Datenverwaltung und den Zugriff auf Rechnungsinformationen.
Ricoh IDX ist eine leistungsstarke Portallösung, die Unternehmen bei der Erstellung, Versendung und Archivierung von E-Rechnungen unterstützt. Sie ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Systeme und verbessert den gesamten Rechnungsprozess.
In Deutschland müssen E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben wie den GoBD entsprechen. Dies bedeutet, dass sie revisionssicher archiviert und vor Manipulation geschützt werden müssen. ACRIBIT sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Ja, E-Rechnungen sind sicher, vor allem wenn sie über das Portal Ricoh IDX verarbeitet werden. Das System gewährleistet die Sicherheit durch verschiedene Maßnahmen, darunter die Verschlüsselung der Datenübertragung mittels HTTPS und ein effektives Zugriffsmanagement mit autorisierten Benutzerrechten. Digitale Signaturen sorgen dafür, dass die Integrität der Rechnungen gewährleistet bleibt, während Audit-Logs eine umfassende Nachverfolgbarkeit ermöglichen. Zudem werden regelmäßige Sicherheitsupdates durchgeführt, um das System vor neuen Bedrohungen zu schützen. Ricoh IDX erfüllt zudem alle gesetzlichen Vorgaben für die rechtssichere Speicherung von Rechnungen, was das Vertrauen in den gesamten Rechnungsprozess stärkt.
Um E-Rechnung mit ACRIBIT einzuführen, können Sie uns direkt kontaktieren. Wir bieten individuelle Beratung und Unterstützung bei der Implementierung der E-Rechnungslösungen in Ihrem Unternehmen.